В этом-то как раз и есть первый и может главный вопрос: Будет ли исполнительный директор мероприятия? когда он появится и кто это может быть? Эта должность может и по-другому называться, но без одного единого координатора такое масштабное мероприятие развалится на части, а потом будем друг друга упрекать за накладки и провалы.

Я конечно напишу свои пожелания, но спокойнее от этого не сильно станет.

Для начала из того, что ближе к твоему профилю, про видео стартов:
-Аппарат должен выдавать видео-ролик 1-1.5 минуты в fullHD-качестве. объектив может быть и не супер дальнобойный. + штатив.
В прежние два ДМ нас выручали наши ейские друзья Сонькой, даже не зеркальной, но с большенькой матрицей. Сейчас такие продаются везде аж с двумя объективчиками, стоят вроде не больше тридцатки.
Если связываться с видео камерой, то такая которая выдаст нужное разрешение,- будет стоить совсем других денег и + оператора к ней.
Фотик с хорошим объективом и скорострельностью может быть полезным дополнением, но не дает синхронизацию со стартовым сигналом.